以下大部分内容来自 秘密武器，一种由 Brain Toniq 饮料公司开发的组织系统。 （我强烈建议你自己检查一下，特别是系统背后的解释和哲学，但这并不是从中受益的绝对必要）。

任务

您创建有关任务的注释：“洗衣服”、“安装某某程序”等。如果任务非常长和/或非常复杂，请将其改为项目（例如“概述：搬家”），并使用指定其相关子任务的复选框/超链接。 现在按以下方式组织这些任务和项目：

创建以下笔记本：

箱体 – 这将包含您的生活笔记、文件、来自网络和其他地方的各种剪报，以及 – 如果您愿意 – 日记。

待处理的操作 – 这将包含您的近期和长期任务。

完成 – 完成后，Actions Pending 中的任务将转移到此笔记本。 您可以将其视为任务存档。

现在设置以下标签。

。什么 – 大类列表（例如商业；学习；自我提升）、特定项目（例如，对我而言 – AKarlin.com）或其某些组合。 简而言之，代表您生活的活动和主题。

。什么时候 – 在其中创建以下子标签：1-现在、2-下一步、3-很快、4-稍后、5-有一天、6-等待和 !Daily。 这允许您按优先级组织您的任务，因此您将始终知道下一步该做什么。 尽管您可以并且被鼓励对此进行试验以了解什么最有效，但通常这些标签的含义如下： 1-现在指的是您现在想要执行的任务； 2-Next 是指在 1-Now 任务完成后您将立即执行的任务； 3-稍后是在第二天或两三天内； 4-稍后在一周或两周内； 5-Someday 是未来几个月内的某个时间。 6-Waiting 标签用于您目前无法采取行动的事情，例如您想回复某人，但在他们回复您的电子邮件之前您无法这样做。

!Daily 用于您想每天做或检查的事情，例如用牙线清洁牙齿（如果这不是日常习惯并且您想成为一个习惯）。 我还将“概述”标签插入到我正在处理的主要项目中，因为它每天都会被检查，我可以密切跟踪我的进度。

您还可以添加 !Weekly 和 !Monthly 标签（我更喜欢将它们作为子标签插入 !Daily 中，这样它们就不会出现在首页上），您可以在其中跟踪更多长期项目，例如 Fitness – Do 100 press- ups 在一个会话中。 没有必要每天甚至每周检查一次，但每个月左右回到这个目标是值得的。

。在哪里 – 任务发生的地方，比如@home、@online、@work、@university、@London 等。将这些添加为子标签。 这里没有硬性规定——任何对你最有效的方法。 如果您在有限的时间内访问一个城市，并且需要在那里完成一系列任务（例如从土地登记处获取文件；拜访某某朋友等），这非常值得开发。

。WHO – 如果任务涉及其他人，请将它们作为子标签添加：#John Smith、#Amanda Waters 等。这也增强了您的社交智能，因为一旦您的数据库变大，您可以单击您的联系人并快速查看您的互动已经和他们在一起了，即使你多年没有和他们接触过。 与您见面时，他们会觉得距上次见到您还不到一天。

. 资金 – 这是我自己对秘密武器的贡献。 它的要点是，正如我们所希望的那样，我们只有一定的、有限的能量储备； 我们不能日以继夜地自动完成任务。 所以我们的想法是根据每个任务所需的时间和复杂性给它一个评级。 插入子标签 &0、&1、&2 和 &3。 作为一个粗略的指南： &0 很简单，需要几分钟； &1 需要半小时； &2 需要一两个小时； 和 &3 可能需要半天到一天的集中精力（不需要 &4 或更高，因为在这一点上，任务成为最好拆分为子任务的项目）。

内阁

创建以下标签：.Brain、.Diary 和 .Docs。

In 。脑，按照您认为最好的方式进行组织。 就个人而言，我有以下子标签：“生活”、“涂鸦”和“世界”。 “生活”标签包含我对生活和发展感兴趣的生活元素的子标签——健身、游戏、生产力、滑雪、旅行等，并附有关于所述主题的笔记和剪报。 “世界”标签包含我感兴趣但与生活和/或自我提升没有直接关系的事物的子标签，例如“历史”、“语言”、“政治”、“中国”等。 “涂鸦”标签有一些子标签，如“书籍”、“电影”、“评论”、“摘录”（其中大部分是我在 Kindle 文件上制作的重点的打印输出）、“笔记”（关于书籍、电影、等）、“备忘单”（这些是关于特定主题的手工制作的、信息非常密集的笔记，当您在长时间休息后再次开始某项活动时值得阅读）、“引用”等。

。日记 标签包含您对今天所做的事情所做的任何笔记。 可以绑定到 .Brain 下的子标签，例如，如果我今天滑雪，我会将其标记为“.Diary”和“skiing”。

.文档 标签包含文档：打印输出、扫描件、照片等。我将其细分为以下子标签：$archives（现已过时的文档）、$cards（名片或联系方式 - 与 .Who 共同标记）、$ core（最重要的文档）、$projects（与特定项目相关的文档，每个项目都有子标签）和 $what? （包含与每个文档的“领域”相关的子标签的空标签——例如 $education、$finance、$medical 等）。

那你还在等什么？ 开始扫描您的文件、收据等并上传。 你不需要其中的 95%。 唯一真正需要物理副本的是护照、驾驶执照、出生证明等。可以对个人笔记进行加密，当然在特别敏感的文件的情况下强烈建议这样做。

恭喜！ 您现在是无纸化的，您的硬盘驱动器和电子邮件上不再有用于待办事项列表和杂乱无章的笔记的 Word 文档。 这一切都在 Evernote 云中。

清理电子邮件

大多数人的收件箱都是一团糟，充斥着未回复的电子邮件、他们不再感兴趣的订阅、促销和发送给自己的任务，因为没有更好的地方可以放置它们。

是时候清理这个婊子了。

转到大约一个月前的某个点，然后开始批量归档所有内容。 存档会从您的视线中删除电子邮件，但不会删除任何内容，因此仍然可以搜索到所有内容。 在你完成那个冗长的任务之后……下载 Evernote Web Clipper.

Web Clipper 允许您从 Web 浏览器中剪切文本或整个页面并将其发送到 Evernote，同时将其分配给笔记本并对其进行标记。 或者，您可以直接将电子邮件发送到您的 Evernote， 运用 “@”代表目标笔记本，“#”代表目标标签。

从现在开始，对电子邮件执行以下测试：

• 我现在可以/在 2 分钟内回复吗？ 那么现在就去做。
• 如果没有，则“剪辑”电子邮件并将其作为任务发送到您的印象笔记，并赋予其“回复[联系人]（在[主题]上）”； 将其放入“Actions Pending”笔记本； 并使用 .When、.What、.Wherewithal 子标签适当地标记它/使用上述标题和标签直接将其转发到 Evernote。

然后将其存档，无论您是现在回复还是留待以后回复。 （GMail 中有一个选项可以自动存档您回复的电子邮件主题）。

最终结果是一件美丽的事情：

二、下载 Boomerang for Gmail （如果您使用 Gmail……其他电子邮件应用程序可能有等价物）。 Boomerang 允许您 (1) 设置电子邮件，使其在未来的特定时间和日期发送，以及 (2) 如果您的电子邮件收件人在特定时间内没有回复您，则设置自动警报期间——比如说，一周——在这种情况下，你可以给他们一个坚定但礼貌的推动。

这对于实现无纸忍者来说并不是绝对必要的，但它确实在很大程度上消除了原始秘密武器系统中“6 等待”时间标签的需要。

日历用于事件，而不是任务

日历。 经常检查它是件好事，但我们中的许多人不这样做 - 最终会错过事件。 是时候做这个了，但记性不好。

在 Google 日历中创建两个日历。 （这假设您使用的是 Google 日历，鉴于它与 Gmail 的集成，我建议您这样做）。

我的日历 – 包含“做或死”事件。 好吧，也许不会“死”，但参加他们不仅仅是一种没有后果的选择……如果你不参加会议，你可能会被解雇； 如果你不去听课，你的成绩可能会不及格。 你最好去。

我的选项 – 包含可以参加或不参加的活动，取决于您是否喜欢，例如远方朋友的B-Day 派对、您的中文Meetup 团体骑马游览、当地品酒会等。

然后设置以下通知系统。

对于 MyCalendar，请转到“提醒和通知”，然后单击电子邮件列下的“每日议程”。 这将在您的时间凌晨 5 点向您发送一封电子邮件，其中包含您今天计划做的事情的列表。 如果上述日程安排很忙，我建议剪下上述电子邮件并将其标记为 1-Now，以便随着时间的推移轻松进行咨询。

其次，对于您尚未决定是否参加……或需要采取某种行动（例如提前回复或报名参加课程）的特定活动，请设置电子邮件提醒。

对电子邮件进行计时，使其大约在事件发生的时间到达 可行的 上。 例如，如果您想报名参加课程，并且该课程的窗口是开课前 4-2 周，那么请提前 4 周设置电子邮件提醒。

当您收到电子邮件时，在其上使用 Web Clipper 并添加适当的时间标签和其他标签。

干净的桌面

这是我的桌面。

看起来比一些杂乱无章的空间里充斥着随机文件夹、脱节的 Word 文档、程序快捷方式和待办事项列表要好得多——你不同意吗？

有一个很好的地方可以保存你正在做的事情 此刻 它不在您的桌面上，它只会分散您的注意力并使您沮丧。 它是我的文档或文档文件夹。 这是我的：

非常简约。 前四个条目是具体的、当前活跃的项目（分别是我的两个博客；我正在写的书；以及我正在开发的媒体翻译网站）。 工作区用于其他所有不够大或优先级不够高以保证拥有自己的文件夹的内容。 其余的只是一些不太方便（出于一些原因）保存在 Evernote 上的文件。

所有旧的东西/已完成的项目都应该存档，以免分散注意力。 我更喜欢将它归档在我的 Evernote 文件柜笔记本中。 对未来项目的计划也是如此。 我还将它们全部存放在我的 Evernote 文件柜中。 如果我想 (1) 回顾、(2) 再次使用或 (3) 开始处理它们，我可以轻松访问它们，但它们不会占用“活动空间”。

该设置也非常高效，并允许非常快速和高效的备份。 我当前的 Documents 文件夹只有 326MB。 （曾几何时，它是~20GB）。

进入云端

每个人都在谈论云存储，但很少有人利用它来发挥最大的生产力和存储潜力。

将您的数据保存在云端有几个优点：

• 安保行业：有人可以窃取您的密码并从 Google 云端硬盘中删除您的所有文档。 或者 EMP 可以将其全部消灭。 但是你也可能丢失你的笔记本电脑，或者它被偷了——如果你最近没有备份你的数据，你就会遇到一些麻烦——只有回到笔和纸才能避免核冬天的数据（尽管那时然后你可能不得不燃烧你的笔记本作为燃料，所以无论如何这点没有意义）。
• 备份：如果有互联网连接，则自动且恒定。
• 访问：不限于您的 PC……您可以从任何具有 Internet 连接的设备访问您的数据。 购买新 PC 时无需为繁琐的传输而烦恼……只需安装您的云程序，让它们为您完成。

缺点：

• 存储限制：不同的服务免费为您提供不同数量的存储空间——我们并不是真的有兴趣支付它，尽管你可以——但它肯定会比你在硬盘上得到的要小。 顺便说一下，这是限制 Documents 文件夹大小的另一个很好的理由。
• 国家秘密监视：也就是说，如果您是 99.9999% 的人这样的无名小卒，他们就不太可能特别感兴趣。 如果您对此非常担心，那么有几个具有强大加密功能的网站声称没有后门……但如果您有真正的理由避免国家监视，例如，如果您是维基解密成员或 一个深网男爵，你最好完全避开它。

这是一个粗略的模式，可以让您定位：

文章是一个包罗万象的术语，指的是你写的东西 有用 某种程度上来说。 如果它们是供你自己参考，请将它们保存在 Evernote 上； 如果你想与家人和朋友分享它们，那么......好吧，电子邮件，呃； 如果是为了公共消费，那么使用博客（当然是 WordPress）或 Facebook、Twitter 等（是的，你没听错。任何仍在使用 Facebook 做事情的人，他们宁愿不让世界其他地方知道关于… 有点天真).

文件是特定于您的生活和各种项目的东西。 对于个人文件，还有 Evernote。 对于与朋友分享，最好的云可能是 Dropbox。 对于公开分享，有上传/下载站点； 您自己的主机（如果有）； 或 Google Drive、Dropbox 等中的公共文件夹。

在音乐和视频方面……老实说，我不喜欢在这个时代拖着大量的音乐和电影。 云公司 大概 只要您不分享这些材料，即使是盗版材料，您也不会在意他们是否将其存储在他们的服务器上，因为 (1) 无论如何都很难判断某些内容是盗版还是合法盗版； 和 (2) 代表好莱坞/RIAA/MPAA 攻击你的客户不是很好的宣传。 如果另一方面你想积极 分享 你的音乐和电影，好吧，我当然不会告诉你不——但我不是这方面的专家，所以不要向我征求意见。 使用那个种子的东西，我猜？

就个人而言，我认为音乐和电影的未来都是流媒体。 每月支付微不足道的 5 美元或 10 美元就可以通过多种设备访问更多的音乐和电影，这比私人收藏要容易得多。 对于音乐，您有 Google Play，它不仅允许您流式传输，而且还为您自己的音乐收藏提供 20GB (!) 的空间（尽管我发现无论如何他们拥有我所拥有的 90%）。 对于视频，你当然有 Netflix，而且你也有亚马逊即时视频（亚马逊 Prime 免费提供，如果你住在美国并在网上购买大部分东西，这是非常值得的）。

您最好将照片保存在普通云上供个人使用。 我已经做了 Yandex的磁盘 – 提供 10GB 的免费空间 – 作为我的照片云存储选择。 它真正的巨大优势是什么？ 您可以将手机连接到它，因此您拍摄的任何照片都会自动立即上传到那里。 这保证了您可以轻松、有保证地检索您在手机上拍摄的任何图像（例如，那个警察殴打抗议者，现在走到您面前没收您的手机）。 与朋友和公众分享，目前最好的选择可能是Flickr。 它提供了惊人的 1TB（原文如此）的免费存储空间，但无法轻松检索。 因此，它不是一个很好的存储选择，但是将您的照片和相册展示给您的朋友并向公众展示可能没有什么比这更好的了。

一旦您做出选择并下载了您想要使用的云服务，您将需要设置一个系统来实现快速、自动（或半自动）备份。

一种替代方法是插入您的文档、我的音乐、我的图片等文件夹 直接进入 云上的相关文件夹。 但我认为没有充分的理由这样做……这不像你现在缺乏高清空间。

我使用的另一种选择是将所有内容保留在硬盘驱动器上，但安装 同步玩具，一个简单的程序，可以在两个不同的文件夹之间自动复制内容。 （你可以让它“同步”——东西被左右复制，如果由于某种原因一侧删除了所有东西，这可能是危险的；“回声”——东西从左到右复制，也就是在这种情况下从你的普通文档文件夹到云上的等效文件夹；和“贡献”——从左到右复制内容，没有删除）。 在上面你可以看到我当前的设置。

永远不要忘记密码

当谈到密码时，他们总是建议您为每个应用程序想出一个独特的、困难的密码，并将它们全部保存在一个安全的地方。

但老实说，你知道有人一直这样做吗？

最后通 来救援（h/t 马特·福尼（Matt Forney））。 这个非常漂亮的应用程序：

• 通过一个主密码安全地存储您想要存储的所有密码（这确实应该是唯一且非常困难的）。
• 一旦您进入适当的网页，智能地自动填充（和自动登录，如果您愿意）您的用户名和密码。
• 与所有主要的网络浏览器集成。
• 密码可以在文件夹中组织，每个条目可以有额外的注释（例如，某些登录比用户名/密码组合更复杂）。
• 自动填写表格。
• 每月只需​​ 1 美元，即可解锁移动版本。

比空气轻

现代生活的主要问题之一是我们必须掌握的大量事物。

任务大小，紧急和长期； 必须保持最新、组织良好、可访问且安全的文档、笔记、信息和密码； 我们必须去或想去的事件。 阳光下的一切，以及 到处 在阳光下——笔记本、日记、桌面、给自己的电子邮件……

而这一切都压在我们的灵魂上。

现在体重不一定是坏事，请注意。

最沉重的负担压垮我们，我们沉入其中，将我们钉在地上。 但在各个时代的爱情诗中，女人都渴望被男人的身体压垮。因此，最沉重的负担同时也是生命最强烈满足的形象。 负担越重，我们的生活离地球越近，它们就越真实和真实。 反之，完全没有负担，人就比空气还轻，飞上高地，离开大地和尘世，变成半真半假，行动自如，无足轻重。 那我们要选择什么？ 重量还是轻盈？ ——米兰昆德拉，在《无法承受的生命之轻》中。

换句话说，重量可以赋予意义。 但是这些笔记和任务能传达什么样的含义呢？ 他们只会让你成为办公室的奴隶。

成为无纸忍者，这样你就可以花时间被男人压垮（如果你是小妞……或者同性恋，我想），甚至是人生目标和自我发现等更崇高的事情，而不必全神贯注微不足道的 bs。